Alt-Akten Digitalisierung

Sie haben noch Papierakten, die Sie digitalisieren möchten? Gerne vermitteln wir Ihnen den Kontakt zu einer Partnerfirma, der die Digitalisierung der Akten für Sie übernimmt.

Dokumentenarchivierung – möglicher Leistungsumfang

  • Unterstützung bei der Erstellung der Dokumentenstrukturierung und Dateibenennung
  • Aufbereitung der Dokumente zur späteren Übernahme in DMS-Programme
  • Erstellen von Musterarchiven und Datenstrukturen zur abschließenden Auftragsfreigabe
  • Präsentation unserer Werkstatt und Darstellung der äußeren Gegebenheiten zur Wahrung der Datensicherheit
  • Ausarbeitung des Vertrages über die Auftragsdatenverarbeitung i.S. der DSGVO
  • Ausarbeitung der zugehörigen Anlage über die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der Daten des Auftraggebers
  • Ausarbeitung der Prozessbeschreibung als Grundlage der Auftragsdurchführung
  • Abholung der Dokumente mit eigenem Fahrzeug (versicherter Transport)
  • Dokumentation der Dokumentenübernahme und der weiteren Prozessschritte
  • Vorbereitung: Die Akten werden entsprechend der erarbeiteten Gliederungsstruktur für den Scanprozess vorbereitet.
  • Scannen: Das Material wird mit einer Auflösung von max. 300 dpi farbig/durchsuchbar gescannt und im Format PDF/A gespeichert (abweichende Formate möglich).
  • Kontrolle: Die Scanergebnisse werden stichpunktartig überprüft (Vollständigkeit und Qualität).
  • Aktenvernichtung (optional): Nach Freigabe durch die Auftraggeber können die Akten entsprechend Sicherheitsstufe 3 der DIN 66399 durch einen zertifizierten Entsorgungsfachbetrieb (ebenfalls WfbM) entsorgt werden. Hierzu erhält der Kunden einen entsprechenden Vernichtungsnachweis.

 

Leistungsspektrum der faktura gGmbH

    Marcel_Kessler

    Ihr Ansprechpartner:

    Marcel Keßler
    Vertrieb
    Tel: 030-34 789-253
    Mail: anfrage@ehrig.de