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Marcel Keßler
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BARCODE
Automatisierte Ablage von Abrechnungs-, Bestands- und Lagerhaltungsbelegen. Das BARCODE-Modul erkennt beim Ausdruck, oder später, angebrachte Barcodes beim Einscannen der Dokumente und wertet diese Informationen gezielt aus. So erfolgt die automatische Zuordnung von Verschlagwortungsinformationen und die Ablage der Dokumente ins Archiv ohne manuelle Bearbeitung. Gerade beim Handling von z.B. Lieferscheinen, Befragungsbogen, Meldezetteln u.a. bietet das BARCODE-Modul Arbeitserleichterung und spart zudem bares Geld! Denn die Arbeitsabläufe, die zuvor aufwändig und manuell erfolgten, übernimmt nun das ELOprofessional-System automatisiert.
iSearch/ Volltextsuche
Freie Volltext-Recherche in Dokumenteninhalten (inkl. OCR und Volltext-Datenbank)
ELO Web Access – Zugriff und Dokumentenverwaltung über das World Wide Web
Das ELO Web Access-Modul erlaubt sowohl über einen Standardbrowser als auch über eine eigene Webseite oder ein Portal den Zugriff auf den zentralen ELO Archivserver des Unternehmens. Geringer Ressourcenbedarf und schneller Dokumentenzugriff über Leitungen schmaler Bandbreite zeichnen den Web Access aus. Besondere Merkmale sind hierbei die komfortable Navigation über die Ablagestruktur, leistungsfähige Recherchemöglichkeiten, integriertes Benutzer- und Security-Konzept bei günstigem Preis-/ Leistungsverhältnis. Der ELO Web Access bildet die Schnittstelle für Daten, die von unterschiedlichen, weit voneinander entfernten Standorten eingesehen werden können. Die Dokumentenbearbeitung und -verwaltung wurde an die Erfordernisse heterogener IT-Umgebungen angepasst. Mit dem neuen Modul ist der Zugriff auf entfernte und dezentrale Dokumentenarchive nun von nahezu allen Systemumgebungen über einen Standardbrowser möglich (Internet Explorer, Netscape für Windows, Unix/Linux, Mac).
ELO for Mobile Devices
Erreichbarkeit und schnelle Reaktionszeiten sind ein wichtiger Erfolgsfaktor. Unternehmen, die effizient agieren sowie flexibel reagieren, profitieren von deutlichen Wettbewerbsvorteilen. ELO for Mobile Devices unterstützt Sie durch Funktionen, die Ihnen von unterwegs den Zugriff auf Ihr Unternehmenswissen, wichtige Unterlagen und Dokumente ermöglichen. Zudem verfügen Sie durch ELO for Mobile Devices über mehr als die reinen Archiv-Basisfunktionen. Die App bietet Ihnen verschiedene Interaktions- und Kooperationsmöglichkeiten, wie z.B. die Unterstützung von formularbasierten Workflows.
ELO for Mobile Devices wurde als native App speziell für die iOS-Plattform entwickelt und ist als Universal-App für das iPhone und das iPad verfügbar. Die Vorteile: Unter anderem haben Sie die Möglichkeit, Dokumente in anderen Apps zu öffnen oder Dokumente aus anderen Apps in ELO for Mobile Devices und somit in Ihr ELO-Archiv abzulegen. Sie profitieren automatisch von allen Updates aus den Bereichen Sicherheit, Funktionen sowie Anwender-Erlebnis.
ELO for Mobile Devices basiert auf dem für die ELO ECM Suite 2011 neu entwickelten ELO Web Access. Er bildet die Schnittstelle ins ELO-Archiv und wird somit für die Kommunikation vorausgesetzt.
XC Modul (E-Mail Transmitter)
Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort – ELO XC ermöglicht neben der automatischen und revisionssicheren Archivierung von E-Mails auch das E-Mail-Management. ELOXC ist ein Windows-Service zur serverbasierten, automatischen E?Mailarchivierung für Microsoft Exchange mit ELOprofessional und ELOenterprise. Das Modul greift über die Microsoft MAPI-Schnittstelle auf den Exchange Information Store zu und überprüft die Postfächer in regelmäßigen Abständen auf zu archivierende E?Mails. Jede Mail, die den konfigurierten Kriterien (Alter, Ordner, Absender, uvm.) entspricht, wird im ELOArchiv abgelegt und im Postfach als archiviert gekennzeichnet. Die Verbindung zwischen ELOXC und dem Archiv erfolgt über den ELO?Indexserver.
BLP (Business Logic Provider)
Sorgt in Verbindung mit ELOprofessional oder ELOenterprise und Ihrem ERP für die optimale Unterstützung Ihrer Geschäftsprozesse: bei der Erstellung, Bearbeitung, Speicherung oder Ablaufsteuerung Ihrer Dokumente oder deren Verknüpfung mit Informationen im ERP-System.
Vorteile der vorgangsbezogenen und teil-automatisierten Dokumentenablage
- Verarbeitung von Ausdrucken aus dem ERP-System
- Ablage und Ablaufsteuerung von gescannten Dokumenten aus dem Posteingang
- Barcode-Erkennung von Scan-Dokumenten
- Vorgangsbezogene Such- und Filteranfragen an das Archivsystem direkt aus dem ERP-System
- Speicherung von Dokumenten aus Microsoft Word, Excel und OneNote
- Ablage von E-Mails aus MS Outlook und Dateien direkt aus dem Dateisystem
- Branchenstandardkonfigurationen
- Automatisiertes Erstellen von Aktenstrukturen aus dem ERP-System
DocXtractor
Intelligente Klassifizierung zur automatischen Dokumentenerfassung und Verarbeitung
Die Erfassung von Eingangsbelegen erfordert nach dem Scannen eine umfangreiche Nachbearbeitung, um diese Dokumente zu verschlagworten und in den internen Workflow zu integrieren. Dieses Problem löst das Modul DocXtractor der Firma ELO. Nachdem die Belege eingescannt sind, sorgt der ELO DocXtractor mittels intelligenter Klassifizierung für eine automatische Bewertung und Zuordnung der Dokumente. Die Dokumente werden nicht anhand einer starren Logik verarbeitet, sondern das System lernt Struktur und Informationsinhalt der zu verarbeitenden Dokumente anhand einer kleinen Auswahl an Musterdokumenten. Anschließend ist das System in der Lage, auch neue Dokumente inhaltlich zu analysieren, zu bewerten und mit hoher Genauigkeit zuzuordnen. Benötigte Informationen werden selbstständig aus dem Dokumenteninhalt extrahiert und in die Indexierung übernommen. Inhalte werden identifiziert, so dass Dokumente nahezu vollständig automatisiert in die entsprechenden Verarbeitungsprozesse überführt werden. Einsatzbereiche sind z.B. die intelligente Verarbeitung von Eingangsrechnungen durch Klassifizierung und Zuordnung zum Lieferanten.