Digitale Personalakte

Stammdaten anlegen

Die Stammdaten der Personalakte werden direkt vom bestehenden HR-System übernommen oder auf einfache Weise manuell erstellt. Alle darauffolgenden Bearbeitungsschritte können dabei vollautomatisch initiiert werden. Egal ob es sich hierbei um notwendige Installations- und Bedarfsanforderungen oder eine Mitteilung an die Mitarbeiter handelt.

Einfache Stammdatenpflege

Auch bei der Änderung von Mitarbeiterdaten unterstützt Sie das ELO System. Elektronische Änderungs-und Formularanträge stellen durch einen frei definierbaren Arbeitsprozess eine schnelle Aufgabenabwicklung sicher. Dank automatischer Datenübernahme müssen die Daten nicht erneut manuell übertragen werden.

Effektiver Datenschutz

Personenbezogene Daten werden durch zuverlässige rollen-, gruppen- und personenbasierte Zugriffskonzepte geschützt. So lassen sich die Personalakte oder Teilbereiche mit Berechtigungen oder speziellen Verschlüsselungsmechanismen absichern. Sensible Daten sind dadurch nur für berechtigte Personen einsehbar. Zugriffe und Veränderungen werden automatisch protokolliert.

Aktivitäten überblicken

Checklisten mit Kommentarfunktion helfen Ihnen, den Überblick über alle nötigen Aktivitäten zu behalten. Wählen Sie eine Checkliste aus bestehenden Vorlagen und passen Sie diese einfach auf Ihre eigenen Bedürfnisse an. Darüber hinaus können Sie die Checklisten auch zur automatisierten Steuerung Ihrer Arbeitsabläufe nutzen.

Dokumentenformate verwalten

Alle gängigen Dateiformate können in der ELO Personalakte zentral strukturiert gespeichert und verwaltet werden. Bereits bestehende Papierdokumente werden über einen integrierten Scan-Client in die Akte überführt. Legen Sie dank Outlook-Integration auch E-Mails in der Personalakte ab und versenden Sie diese automatisiert aus ELO.

Fachsysteme anbinden

Bereits vorhandene HR-Systeme lassen sich problemlos in die ELO Welt integrieren. Die dort verwalteten Stammdaten werden in die Personalakte übertragen und durch einen Datenabgleich permanent
aktualisiert. So haben Sie alle relevanten Informationen zu einem Mitarbeiter jederzeit im Blick.

Workflows erstellen

Automatisierte Prozesse sorgen für einen reibungslosen Informationsaustauch. Nutzen Sie hierfür den integrierten Workflow-Designer: Generieren Sie Ihre eigenen formularbasierten Workflows, zum Beispiel für Freigaben, Änderungsanträge oder Anfragen. Der Arbeitsablauf eines Personalvorgangs ist somit jederzeit nachvollziehbar und transparent.

Mobil arbeiten

Nicht nur am Arbeitsplatz, auch von unterwegs können Mitarbeiter Prozesse – wie beispielsweise einen Antrag – einfach initiieren. Mit dem ELO Client for Mobile Devices ist dies jederzeit möglich. Einmal auf dem mobilen Endgerät installiert, hat der Benutzer Zugriff auf das ELO ECM-System und beantragt mit wenigen Klicks sein Anliegen.

Vorlagen nutzen

Eine integrierte Vorlagenverwaltung hält Bausteine für Standardschreiben und Vorlagen für Mitarbeiterausweise bereit. Ein Mitarbeiterfoto ist schnell über eine Webcam-Anbindung erstellt. Individuelle Informationen, wie Stellenbeschreibung, Postanschrift oder Personalnummer, werden direkt aus der Personalakte ausgelesen.

Standardprozesse nutzen

Die ELO Personalakte bietet die Möglichkeit, personalrelevante Standardprozesse zu nutzen. So lassen sich beispielsweise Personaländerungsmitteilungen oder Abwesenheitsanträge einfach in das System integrieren. Ebenso können Reisekostenabrechnungen oder Arbeitsverträge mit Hilfe entsprechender Zusatzmodule von ELO verwaltet werden.

Flexible Auswertung

ELO Analytics bietet Ihnen eine sekundenschnelle und umfassende Auswertung großer Datenmengen. Zusammenhänge zwischen Daten aus verschiedenen Quellen können in individuellen Dashboards
übersichtlich dargestellt werden. So stehen Ihnen wichtige Analysen für Ihr Personal-Controlling übersichtlich zur Verfügung.

Zusammenarbeit vereinfachen

Mit dem ELO Dokumenten-Feed steht ein Kommunikationswerkzeug zur Verfügung, das die Zusammenarbeit deutlich vereinfacht. Mitarbeiter können in einem Nachrichtenstrom Kommentare zu
einem Personalvorgang hinterlassen oder auch Dokumente abonnieren, um über deren Veränderungen informiert zu werden.

Fristen einhalten

In der ELO Personalakte lassen sich wichtige Fristen einfach überwachen und einhalten. So behalten Sie beispielsweise das Ende einer Probezeit oder die Befristung eines Arbeitsverhältnisses stets im
Blick. Die ELO Personalakte informiert hierzu automatisch vor Ablauf der Fristen.

Kassation beachten

Bestimmte Dokumente, wie zum Beispiel Bewerbungsunterlagen oder Abmahnungen, müssen nach einem vordefinierten Zeitraum vernichtet werden (Kassation). Mit ELO gelingt dies durch die frei definierbare Kassationssteuerung – und gemäß der gesetzlichen Anforderungen.