Die Verwaltung und Überwachung von ein- und ausgehenden Verträgen kann bares Geld sparen. Mit unserem Vertragsmanagement können alle Vertragsphasen visualisiert und individuell ausgewertet werden. Darstellungsformen, z.B. als Zeitleiste, geben stets Auskunft über die aktuellen Verträge, sowie deren Laufzeiten und Fristen. Errechnete Kündigungszeiträume und Erinnerungen unterstützen Sie dabei, dass sich kein Vertrag mehr aus Versehen verlängert.
Verträge der unterschiedlichsten Art sind die Basis jeder Geschäftstätigkeit und müssen sorgfältig verwaltet und aufbewahrt werden. Eine besondere Bedeutung hat hier die Beobachtung der unterschiedlichen Fristen hinsichtlich Kündigungsmöglichkeiten oder automatischen Verlängerungen. Eine reine datenbankbasierte Verwaltung der Dokumente stößt dann an ihre Grenzen, wenn neben dem eigentlichen Vertrag auch die dazugehörigen anderen Belege (Angebote, Lieferscheine, Schriftwechsel usw.) archiviert werden und innerhalb kurzer Zeit im Zugriff sein sollen. Wenn dann noch durch die Fachabteilungen unterschiedliche Sichten auf die Unterlagen gefordert werden, bietet sich der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems, z.B. mit ELO, an.
Übersichtliche Aktenstrukturen innerhalb von ELO erlauben einen schnellen Zugriff auf die gewünschten Informationen. Mit der ELOprofessional ISearch Volltextsuche kann komfortabel in den Inhalten der Dokumente recherchiert werden. So muss nicht jede Information in der Verschlagwortung enthalten sein. In die Vertragsakten können jederzeit weitere Informationen aufgenommen werden. Beliebige Dokumente, egal ob eingescannt, per E-Mail erhalten oder aus der Textverarbeitung erzeugt, lassen sich problemlos dem richtigen Register automatisch zuordnen.
Die Aufgaben des Vertragscontrollings im Überblick: Schaffung von Transparenz
Welche Abteilung hat mit welchen Lieferanten Vereinbarungen getroffen?
Für welche Geräte existieren Wartungsverträge?
Wie lange sind die Bindungsfristen bzw. wann sind die nächstmöglichen Kündigungstermine?
Leistungsmerkmale
Vertragsmanagement
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- Klassifizierung der Verträge, z.B. in Dienst-, Werk-, Kauf-, Mietverträge
- umfangreiche Reportingmöglichkeiten sowie die einfache Durchführung von ad-hoc Suchanfragen
- Versionierung der Verträge im Entwurfsstadium
- Automatisierung der Vertragsentstehung und Korrespondenz
- Originalverträge nach Gegenzeichnung automatisch im Archiv ablegen (Barcodemodul)
- Ideal insbesondere im Bereich von Massenverträgen mit Endkunden
- Workflow für Freigabeszenarien
- zentrale Ablage
- Überwachung des Life-Cycle eines Vertrages
- ELO Mobil (Synchronisation mit dem Notebook) für den mobilen Einsatz bei Kunden, Gerichtsterminen, usw.
- Benachrichtigung bei Änderungen