13 Jul Urlaubsvertretung optimal organisieren
Während der Sommerferien herrscht auch in den Büros Urlaubszeit. Die zurückbleibenden Kolleginnen und Kollegen übernehmen zusätzlich zu ihren eigenen Aufgaben jetzt auch noch die Urlaubsvertretung im Team. Um ihnen diese Zeit so einfach wie möglich zu gestalten, kann im Vorfeld Einiges vom Urlauber vorbereitet werden.
1. Mailweiterleitung einrichten, ggf. mit Abwesenheitsnotiz an den Absender
2. Dokumente zentral ablegen mit Zugriffsmöglichkeiten für Andere
3. Aktuelle Bearbeitungsstände verständlich dokumentieren
4. Nehmen Sie sich Zeit für eine strukturierte Urlaubsübergabe, möglichst 1-2 Tage vor Urlaubsbeginn, damit evt. auftretenden Rückfragen noch geklärt werden können
Weitere vorbereitende Maßnahmen:
– Urlaubsantrag von Ihren Teamkollegen abzeichnen lassen. Einen digitalen Urlaubsantrag kann man übrigens einfach und nachvollziehbar über das Dokumentenmanagementsystem ELO abbilden. Hier können Vertretungsregeln definiert werden, so dass Aufgaben im Workflow auch vom Vertreter übernommen werden können. Oder Sie nutzen einen M365 Workflow, der mit PowerAutomate bzw. PowerApp erstellt werden kann.
– Hinterlegen Sie notwendige Passwörter, Zugänge, Notfallkontakte an einem sicheren Ort, den Ihre Vertretung bei Bedarf aufsuchen kann.
Generelle Arbeitsweisen, die die Zusammenarbeit vereinfacht:
– zentrale Datenablage
– Berechtigungen auf gemeinsame Dokumente/ Ablagepfade einrichten
– gemeinsamer Kalender für die Terminübersicht und geplante Abwesenheiten
– Gruppenschaltung für den Telefonanschluss
– Gruppenaufgaben mit Zuständigkeiten und Vertreter in einem digitalen Workflow hinterlegen, beim DMS ELO gibt es zum Beispiel eine aktive und passive Vertretungsfunktion
– oder Einsicht in individuelle Aufgaben, z.B. über Aufgaben/ Tasks in M365 mit Bearbeitungsfortschritt und Zuständigkeiten
Am letzten Arbeitstag:
– Telefon und Diensthandy weiterleiten, ggf. Text auf dem Anrufbeantworter anpassen
– keine wichtigen Termine oder Themen auf den letzten Tag legen, damit Sie in Ruhe Zeit haben, eine ordentliche Übergabe zu machen
– Einblick in laufende Vorgänge geben, die dringend weiterzuführen sind
– Urlaubslage für die Kollegen ausgeben 😉
Jetzt steht einem erholsamen Urlaub nichts mehr entgegen.
Übrigens: falls Sie für Ihren IT-Administrator eine Vertretung benötigen, übernimmt unser IT-Support das gerne für Sie.
Bitte beachten Sie bei allen diesen Punkte Ihre geltenden Sicherheitsrichtlinien. Anbei ein Tipp von uns:
